Nach der Abschlussarbeit ist vor Abschlussfeier - Wie plant man eine Sponsionsfeier?

Nachdem die letzten Klausuren geschrieben und die finalen mündlichen Prüfungen geschafft wurden, ist es Zeit, sich auf die Sponsionsfeier zu freuen.

Ein Abschluss ist ein besonderes und meist einmaliges Ereignis im Leben eines Absolventen. Die Sponsionsfeier ist eine tolle Möglichkeit noch einmal mit allen Kommilitonen die vergangen Jahre Revue passieren zu lassen und den Abschluss ausgelassen zu feiern. Damit die Abschlussfeier ein wunderbares Event wird, dass keiner der Beteiligten jemals vergessen wird, sollte diese im Vorfeld gut geplant werden. Was bei der Planung zu beachten ist und welche Tipps zur Ausrichtung einer Sponsionsfeier zu beachten sind, erfahren Sie hier:

Sponsionsfeier planen und organisieren

Die Planung und Organisation einer Sponsionsfeier ist eine komplexe und zeitintensive Angelegenheit. Einige wichtige Dinge sind zu beachten. Die Planung einer so großen Veranstaltung ist leider nicht in ein paar Tagen erledigt. Aus diesem Grund sollten die Mitglieder des Organisationsteams die nötige Zeit und Geduld haben. Da meist nicht nur die Absolventen an der Sponsionsfeier teilnehmen, sondern auch Angehörige, Partner und Freunde eingeladen werden, ist viel unter einen Hut zu bekommen.

Wenn der gesamte Jahrgang an einen Strang zieht und das Organisationskomitee tatkräftig unterstützt, kann alles reibungslos ablaufen. Es gilt: Am besten wird bereits ein Jahr im Vorfeld ein kompetentes und motiviertes Organisationsteam zusammen gestellt. So bleibt ausreichend Zeit, sich um wichtige Punkte, wie die Auswahl einer Location und Verhandlungen mit Lieferanten, zu kümmern. Gerade auch damit die Organisatoren in der Prüfungsphase nicht unnötig belastet werden, sollte die Planung der Sponsionsfeier frühzeitig in die Hand genommen werden.

Arbeitsteilung ist das Zauberwort

Kein Mitglied des Organisationsteams kann und möchte sich um alle Punkte der Planung kümmern. Aus diesem Grund macht es Sinn, Arbeitsgruppen für Schwerpunkte zu bilden. So können beispielsweise kleine Teams die folgenden Bereiche übernehmen:

  • Finanzierung / Sponsion
  • Veranstaltungsort
  • Verpflegung
  • Werbung und PR
  • Social Media
  • Technik und Musik
  • Programm
  • Deko
  • Servicepersonal
  • Abschlusszeitung

Natürlich macht es Sinn, einzelne Mitglieder des Orga-Teams entsprechend ihrer Interessen, Fähigkeiten und Kenntnisse einzuteilen. Ein Absolvent, der zum Beispiel während der Ausbildung in der Buchhaltung eines Unternehmens gearbeitet hat, kann sich sehr gut um die Finanzierung kümmern, während ein Absolvent, der in der Partyszene vernetzt ist, sicher gutes DJs und Servicekräfte kennt.

Alles steht und fällt mit der Finanzierung

Die Finanzierung der Sponsionsfeier ist meistens die größte Hürde. Deshalb sollten die Verantwortlichen möglichst frühzeitig die zu erwartenden Kosten berechnen und transparent kommunizieren. Es macht Sinn, bereits mehrere Monate im Vorfeld eine Partykasse einzurichten. Alle Einzahlungen und Rechnungen können dann über ein Konto laufen. Falls die Feier am Ende doch günstiger ist als vorab erwartet, können die zu viel gezahlten Beiträge einfach von dem Konto an die Absolventen zurückgezahlt werden. Das große Chaos bleibt dank des Kontos aus.

Für die Finanzierung einer Sponsionsfeier gibt es ganz unterschiedliche Möglichkeiten. Viele Jahrgänge entscheiden sich für einen Finanzierungs-Mix. Das bedeutet, dass die Kosten von den Absolventen übernommen werden, aber es auch weitere Geldquellen gibt. Zu diesen weiteren Geldquellen können gehören:

Sponsoring durch die Bildungsanstalt

Nicht selten übernimmt die Leitung der Bildungseinrichtung oder deren Förderverein einen Teil der Kosten für die Abschlussfeier. Es ist daher empfehlenswert, die Verantwortlichen einfach einmal anzusprechen. Fragen kostet schließlich nichts.

Finanzierung durch Werbemittel

Werbeanzeigen in Abschlusszeitungen, auf Plakaten oder auf Social Media Kanälen sind eine lohnenswerte Möglichkeit, um bei kleinen, mittleren oder großen Unternehmen Spenden locker zu machen. Auch hier gilt: Fragen kostet nichts. Im Zeitalter der Digitalisierung können die Anfragen sogar ganz bequem online verschickt werden.

Spendenaufrufe

Wer kreativ ist und seine Ideen gut verkaufen kann, der kann Privatpersonen oder Unternehmen auch einfach nach Spenden fragen. Dies ist nicht ungewöhnlich und sollte bei niemanden ein ungutes Gefühl auslösen.

Eintrittskarten verkaufen

Wie bei jedem großen Event lassen sich die laufenden Kosten durch diesen Pauschalbetrag, den jeder Gast zahlen muss, zum Großteil decken.

Die Kosten durch Kreativität und Engagement niedrig halten

Insbesondere bei der Dekoration können die Verantwortlichen ordentlich Geld sparen, wenn diese vieles selber basteln. Hübsche Pompons und kleine Blumensträuße sind rasch gemacht. Da es in Tirol überall blüht und gedeiht können sich die Verantwortlichen bei der Deko besonders kreativ ausleben. Im Internet gibt es viele Tutorials, wie mit einfachen Mitteln ganz viel Glamour erzeugt werden kann.

Ohne Essen und Getränke kommt keine Stimmung auf

Zu einer unvergesslichen Sponsionsfeier gehören leckeres Essen und gute Getränke unbedingt dazu. Die Verantwortlichen für das Catering sollten sich Monate vor dem Event bei verschiedenen Anbietern nach Angeboten erkundigen. So kann das beste Preis-Leistungsverhältnis ermittelt werden. Ein Buffet ist meistens die beste und günstigste Lösung. Niemand muss lange warten und jeder kann sich jederzeit einen Nachschlag gönnen. Bei einem großen Buffet findet außerdem jeder Partygast etwas, das ihm gut schmeckt. Wenn die Kasse dies nicht hergibt, können die Getränke exkludiert werden. Das bedeutet, dass jeder Partygast für seine Getränke selbst zahlen muss. Wenn sich in der Kasse ein Überschuss befindet, kann jedem Partygast beispielsweise zur Begrüßung ein Glas Sekt gereicht werden.

Akademische Abschlüsse richtig feiern – Checkliste

Wenn das Fundament der Feier steht, also wenn beispielsweise die Finanzierung geklärt und die Location reserviert ist, kann die Planung des Programms beginnen. Damit möglichst viele Wünsche erfüllt werden, kann das Organisationsteam die Kommilitonen befragen, was sich diese wünschen. Eine Online-Umfrage ist hier ein günstiges und einfaches Tool. Entscheidend ist, möglichst demokratisch zu entscheiden und die Wünsche der Mehrheit zu berücksichtigen.

Hier eine Checkliste für den Programmablauf:

  • Sektempfang
  • Eröffnungsrede
  • Eröffnungstanz
  • Rede von Lehrkräften und Jahrgangssprechern
  • Zeugnisverteilung (optional)
  • Auftritt aller Absolventen
  • Fotoshooting
  • Eröffnung des Buffets
  • Musik
  • Tänze (optional)
  • Spiele und Sketche (optional)

Fotos, Fotos und noch einmal Fotos

Fotos waren noch nie so wichtig wie im Zeitalter der Digitalisierung. Jeder Partygast wünscht sich schöne Fotos für seine Social-Media-Accounts. Aus diesem Grund ist ein professioneller Fotograf vor Ort unverzichtbar. Dieser hält die wichtigsten und lustigsten Momente des Abends fest. Der Fotograf sollte mindestens drei Monate im Vorfeld gebucht werden. Echte Profis haben bekanntermaßen einen vollen Terminkalender.

In lustigen Fotoboxen entstehen die verrücktesten Fotos. Warum also nicht parallel zum Fotografen auch eine solche Box organisieren? Mit ausgefallenen Masken und Hüten können einmalige Fotos geschossen werden, die die Stimmung garantiert aufheitern.

Endlich geht es los

Ein paar Stunden vor Beginn der Feier schlüpfen alle Gäste in ihre Partyoutfits. Dies natürlich unter Beachtung des Dresscode. Jetzt ist es auch für das Organisationskomitee an der Zeit, zur Ruhe zu kommen und voller Vorfreude in den Abend zu starten. Nach der stressigen und langen Planung im Vorfeld hat sich gerade das Orga-Team eine unvergessliche Partynacht mehr als verdient.

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